Термины и понятия, связанные с деятельностью организации

Когда мы говорим о деятельности организации, очень важно в самом начале определиться с терминологией. Зачастую возникает путаница, связанная с отождествлением понятий вида деятельности, функции, процесса, операции. Поэтому мы сразу определим здесь некоторые ключевые понятия и укажем те признаки, по которым мы их будем различать.

Виды деятельности

Вид деятельности – совокупность различных форм организационной активности, которые могут быть объединены по какому-либо признаку. Как правило, эти активности могут быть связаны с формированием некоторого результата (продукта, товара или услуги).

Когда мы определяем какой-либо вид деятельности, основная задача состоит в таком его определении, которое бы позволило четко различать его с другими видами деятельности. Например, если мы выделим «Маркетинг» как вид деятельности, то в качестве смежного вида деятельности разумно выбрать «Продажи» или «Сбыт», а не «формирование отчетности» или «планирование» - потому что последние два вида деятельности могут быть (должны быть) включены в деятельность, связанную с маркетингом.

Деятельность, связанную с управлением, целесообразно связывать с теми объектами или областями деятельности, к которым она относится.

Функции

Функция - некоторая организационная зона ответственности, специфицированная по какому-либо признаку.

Наиболее распространенный способ определения функции заключается в связывании ее с определенной работой или с достижением конкретной цели (получением определенного результата). Также можно определить функцию, связав ее с  управлением конкретным показателем или конкретным объектом (подразумевается полная ответственность за состояние этого объекта в любой момент времени).

Функции в организации зачастую распределены довольно условно, что приводит к конфликтам из-за пересечения ответственности (за одну и ту же работу несёт ответственность более одной организационной единицы) или же отсутствия ответственности за достижение конкретных целей.

Процессы

Процесс - трансформация объекта из некоторого начального  в  некоторое конечное состояние. Например, процессом является ремонт единицы оборудования: преобразование его из неисправного состояния в исправное.

Исходя из данного определения процесса, можно отметить, что:

1. Для каждого процесса могут быть идентифицированы объект преобразования, начало процесса (начальное состояние объекта) и завершение процесса (конечное состояние объекта). 
2. В некоторых случаях процесс может осуществляться без каких-либо специальных действий со стороны персонала предприятия. Так, например, оборудование может прийти в негодность вследствие отсутствия мероприятий по обеспечению его сохранности, или клиент может потерять лояльность к компании при отсутствии должного внимания к нему со стороны соответствующих служб.
3. Возложение ответственности за процесс (определение функции на основе процесса) на организационную единицу ориентирует последнюю преимущественно на достижение определённого результата, что подразумевает наличие свободы выбора в способах его достижения.
4. Выявление абсолютно всех процессов в рамках бизнес-системы крайне затруднительно и экономически не оправдано, есть смысл выделять и рассматривать только те из них, которые существенны с точки зрения решения имеющихся конкретных задач.

Операции

Операция – совокупность воздействий на некий объект для приведения его из имеющегося состояния в необходимое целевое состояние.

В отношении операций также необходимо отметить несколько важных моментов:

1. Операция должна иметь цель, которая может быть выражена посредством определения целевого процесса (фиксировано как конечное, так и начальное состояние ресурса) или целевого состояния ресурса (фиксировано только конечное состояние ресурса).
2. Одной и той же операции может соответствовать несколько процессов. Это напрямую вытекает из участия в ней не только собственно объекта преобразования, но и других объектов: средств производства, инструментов, персонала, заинтересованных лиц (в рамках системы в определенных, но далеко не во всех случаях, целесообразно рассматривать человека как объект возможного использования или воздействий на него). Например: в результате завершения исполнения заказа: используемый элемент оборудования пришёл в негодность, ценный сотрудник подал заявление об увольнении, клиент приобрёл лояльность по отношению к компании и т.п.
3. В результате некоторых операций целевой процесс может не состояться вовсе, например, в ситуации, когда после ремонта механизм сохранил своё неисправное состояние.
4. Возложение ответственности за операцию на организационную единицу ориентирует последнюю преимущественно на выполнение заданных действий. В этом случае ответственность за результат операции несёт другая организационная единица, предопределившая выполнение операции через распоряжение или инструкцию.