Невозможно представить современную крупную компанию, организацию, корпорацию без опутавшей ее сверху донизу паутины регламентированных процедур. Регламентируется почти все: от стратегического планирования до порядка сбора и исполнения заявок на канцелярские принадлежности.

Регламенты стали настолько привычными, что решение почти любой организационной проблемы сопровождается предложением написать соответствующий новый регламент (или внести изменения в уже существующий).

У этой, казалось бы, положительной ситуации, есть и неприглядная обратная сторона: зачастую регламенты не только помогают устранить существующие организационные проблемы, но и порождают новые. Во-первых, это может быть вызвано низким качеством содержания регламентирующих документов (проблема, связанная с недостаточными квалификацией и компетенциями разработчиков). Во-вторых, причина проблем может корениться в выбранной технологии регламентации (возможно, в ее фактическом отсутствии), когда применяется чрезмерная стандартизация потока работ или же, наоборот, какие-то важные аспекты оказываются незатронутыми, отданными на откуп исполнителям. В-третьих, чем больше количество и объем регламентирующих документов, тем больше  проблем, связанных с поддержанием системы регламентации в актуальном состоянии.

Каким требованиям должна соответствовать система регламентации

Всю совокупность получающейся в результате документации принято называть системой регламентации. Однако возникает вопрос: а что собственно позволяет называть весь впечатляющий набор разработанных на предприятии регламентирующих документов системой?

Строго говоря, набор регламентирующих документов становится полноценной системой регламентации только тогда, когда для любой новой внутриорганизационной задачи может быть незамедлительно организовано ее решение. В рамках такой системы задача не «зависает в воздухе», не начинает исполняться независимо различными подразделениями, не может быть поручена недостаточно компетентному исполнителю и т.д.

Другими словами, от хорошей системы регламентации мы ожидаем возможности грамотной организации исполнения любой работы, возникающей в ходе достижения целей организации. Хорошая система регламентации заранее предопределяет путь решения любой практически значимой задачи. Следовательно, она должна быть достаточно гибкой.

Уровни регламентации

Всю деятельность организации можно условно разделить на три области, каждой из которых соответствует определенный уровень регламентации и требуется разработка соответствующих регламентирующих документов:

1. Общая управленческая деятельность. Эта часть деятельности реализуется на верхнем управленческом уровне, имеет уникальный характер и может быть подвергнута формализации в наименьшей степени. Здесь должна применяться гибкая регламентация, связанная с определением и распределением управленческих ролей.
2. Функциональная деятельность. Эта область частично формализуется посредством использования стандартизации навыков и знаний, поскольку относится к деятельности профессионалов, специализирующихся в определенных узких областях.
3. Стандартизированная операционная деятельность. Данная область сильно формализована, и оставляет весь мало свободы исполнителю.

Регламентация общей управленческой деятельности

Традиционно для регламентации общей управленческой деятельности используются:

1. Формализованная стратегия организации.
2. Схема организационной структуры и положение об организационной структуре.
3. Верхний уровень модели деятельности.
4. Матрица распределения ответственности и полномочий.
5. Должностные инструкции высших руководителей.

Регламентация функциональной деятельности

Для регламентации функциональной деятельности используются:

1. Функциональные стратегии и политики.
2. Средний уровень модели деятельности.
3. Положения о подразделениях.
4. Должностные инструкции.
5. Уставы проектов.
6. Регламенты взаимодействия.
7. Соглашения об уровне сервиса.

Регламентация операционной деятельности

Для регламентации операционной деятельности используются:

1. Нижний уровень модели деятельности.
2. Регламенты процессов, процедур, технологические инструкции.
3. Инструкции по исполнению операций, рабочие инструкции.

Продолжение следует...